JATIM, iNewsSragen.id - Kehumasan dalam Organiasasi sebagai lini pertama dalam memberikan informasi kepada publik, humas memegang peranan penting dalam penyediaan informasi sesuai perundangan.
Selain itu, undang-undang ini mewajibkan semua badan publik untuk memastikan tersedianya informasi publik yang terbuka untuk umum dan dapat diakses dengan cepat, tepat waktu, murah dan sederhana.
Undang-undang tentang keterbukaan informasi publik, Kehumasan diperlukan untuk pekerjaan professional, khususnya dalam memberikan pemahaman publik tentang tindakan yang dilakukan oleh pemerintah, organisasi dan lain sebagainya melalui dokumentasi internal dan komunikasi publik melalui media.
Organisasi dan Kehumasan, Humas menilai respon publik terhadap terciptanya keselarasan antara kebijakan publik dengan kebijakan organisasi/lembaga. Sebab, berdasarkan kegiatan, program kehumasan, tujuan (goals) hingga sasaran yang ingin dicapai oleh suatu organisasi/lembaga tidak dapat dilihat secara terpisah dari dukungan dan kepercayaan terhadap citra publik yang positif.
Humas/fungsi dalam suatu organisasi pada dasarnya merupakan bagian struktural yang tidak terpisahkan yang tidak dapat dipisahkan dari lembaga atau organisasi tersebut. Menurut John Tondowijoyo (2004:9), fungsi humas berhubungan langsung dengan fungsi kepemimpinan, berada di bawah pimpinan atau mempunyai hubungan langsung dengan pejabat tertinggi organisasi/lembaga. Sedangkan menurut Rhenald Kasali, humas sama pentingnya dengan fungsi manajemen seperti pemasaran, produksi, keuangan, dan sumber daya manusia.
Humas kini banyak digunakan di berbagai organisasi untuk membantu organisasi mencapai tujuannya secara efektif dan efisien. Profesi humas tidak hanya sebatas memotong pesan dan/atau berkirim surat, namun pada hakikatnya fungsi Humas merupakan fungsi strategis dengan banyak kriteria yang harus dipenuhi oleh seseorang yang ingin mengembangkan diri sebagai peraktisi kehumasan di lingkungan kerja, instansi atau organisasi. Menurut Frank Jefkins, kriteria seorang juru bicara humas adalah : keterampilan komunikasi, keterampilan berorganisasi, kemampuan berinteraksi dengan orang, kesesuaian kepribadan kepribadian dan berimajinasi.
Pelaksanaan humas dalam suatu organisasi berfokus pada keterampilan yang diperlukan untuk membangun hubungan antara orang-orang dalam organisasi dalam mengatasi masalah. Meskipun tidak ada standarisasi mengenai definisi humas/PR, setidaknya ada tiga definisi humas/PR, yaitu:
1. Humas sebagai metode komunikasi, yaitu rangkaian kegiatan komunikasi atau sistem kegiatan komunikasi tertentu.
2. Humas sebagai keadaan keberadaan merupakan perwujudan dari aktivitas komunikasi.
3. Humas adalah seni mempromosikan kepribadian seseorang ke tingkat yang memungkinkan untuk menghadapi situasi mendadak dalam kehidupan sehari-hari, termasuk dalam psikologi seni melakukan tugas yang sama untuk perusahaan, lembaga, otoritas, membawa atau tidak menguntungkan (Roy Blumenthal dalam bukunya The Practice of Public Relations, dikutip oleh Efendi).
Fungsi Humas adalah untuk mencapai komunikasi dua arah antara organisasi/lembaga yang diwakilinya dan publik sebagai kelompok sasaran (target group) yang pada akhirnya dapat menentukan berhasil tidaknya citra tujuan yang ingin dicapai oleh organisasi yang bersangkutan.
Jika dikaitkan dengan definisi humas, maka aktivitas humas dimulai dari review internal organisasi kehumasan hingga aktivitas brand image building. Dari sudut pandang operasional, humas adalah fungsi koordinasi khusus, yang berarti bahwa humas membantu menjaga aturan main bersama melalui saluran komunikasi internal dan eksternal untuk mencapai saling pengertian atau kerjasama antara organisasi dan organisasinya. publik. Termasuk di dalamnya mengidentifikasi dan menanggapi opini publik sesuai dengan kebijakan instansi terkait, serta membantu fungsi manajemen dalam mengantisipasi, memantau dan memanfaatkan berbagai peluang dan tantangan atau perubahan atau perubahan yang muncul di masyarakat.
Humas dapat berperan dalam fungsi sebagai sistem peringatan dini yang mendukung atau membantu manajemen organisasi menghadapi peluang buruk yang akan muncul dalam organisasi. Dimulai dengan munculnya konten informasi negatif di berbagai media massa, mulai dari menyebarkan topik negatif yang kurang menguntungkan terhadap produk atau mengatasnamakan organisasi/lembaga yang kesulitan hingga mempermalukan citranya atau bahkan kehilangan citra yang dapat menimbulkan berbagai risiko: krisis kepercayaan dan krisis manajemen.
Untuk mengatasi masalah tersebut, Humas akan menjalankan fungsinya, yaitu kepentingan menjaga nama baik dan citra organisasi/instansi, tujuannya agar organisasi/instansi tersebut selalu berada pada posisi yang menguntungkan. Salah satu metode yang digunakan adalah membujuk dengan sarana instruktif dan informatif yang mendukung ajakan atau himbauan, bukan paksaan.
Biasanya, humas akan menerapkan strategi komunikasi persuasif yang memiliki ciri-ciri sebagai berikut: Informasi atau pesan yang disampaikan harus berdasarkan kebutuhan atau minat sasaran. Humas sebagai komunikator dan sekaligus sebagai mediator berusaha membentuk sikap dan opini positif masyarakat melalui rangsangan tertentu yang mendorong masyarakat untuk ikut serta dalam kegiatan organisasi lembaga, sehingga menciptakan perubahan sikap dan penilaian (perubahan dari situasi negatif ke situasi).
Perubahan sikap dan penilaian publik mungkin saja terjadi sehingga perlu dilakukan pembinaan atau pengembangan yang berkesinambungan untuk menjaga partisipasi. Selain itu, seorang manajer humas dalam menjalankan fungsi humas harus memiliki empat kapasitas, yaitu: kemampuan mengamati dan menganalisis suatu masalah berdasarkan fakta di lapangan, perencanaan kerja, komunikasi dan kemampuan menilai.
Suatu masalah yang diwakilinya, kemampuan menarik perhatian melalui berbagai kegiatan penyuntingan yang kreatif, inovatif, dinamis, dan menarik kepada khalayak sebagai sasaran, kemampuan mempengaruhi opini publik melalui kekuatan hubungan masyarakat (public relation power) berupa pendapat sesuai dengan kebijakan organisasi/lembaga yang diwakilinya dalam posisi yang saling menguntungkan dan kapasitas Humas untuk menjaga suasana saling percaya, toleransi, saling menghormati, itikad baik, dll dengan berbagai pihak, baik internal dan audiens eksternal.
Humas Organisasi memegang peranan penting dalam membuka ruang bagi publik dalam mengakses informasi publik.K eberadaan UU KIP merupakan dorongan bagi humas pemerintah untuk menjalankan fungsi dan tugasnya menginformasikan kepada publik tentang kebijakan, kegiatan, dan tindakan pemerintah secara terbuka, transparan, adil, dan objektif. Informasi yang disampaikan kepada publik, termasuk media, jika tidak akurat, cepat dan mudah, dapat mengakibatkan kebijakan pemerintah yang dianggap tidak sesuai dengan kebutuhan masyarakat, tidak informatif dan tidak berdasar.
Beberapa langkah strategis yang dapat dilakukan Humas dalam rangka implementasi UU No. 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik.
Pertama, menginformasikan kepada publik tentang kebijakan, program dan layanan lembaga secara transparan, informatif dan mudah diakses, yang dapat menciptakan citra positif bagi lembaga dan membangun kepercayaan dan dukungan publik terhadap kebijakan kelembagaan.
Hal kedua yang harus dilakukan humas adalah memantau dan merespon perubahan opini publik, baik di media maupun di masyarakat, mengenai kebijakan institusional. Last but not least, informasi yang disampaikan memancing reaksi di masyarakat.
Dalam hal ini, humas harus tampil elegan dalam menjawab setiap pertanyaan demi menjaga citra positif lembaga dan tingkat kepercayaan publik terhadap lembaga tersebut. Menjaga hubungan baik dengan para pemangku kepentingan, baik masyarakat maupun media, merupakan langkah strategis dalam membangun citra positif lembaga. Hubungan ini dapat berguna untuk pemecahan masalah ketika terjadi kesalahpahaman dalam menanggapi informasi tentang institusi.
Ketiga, penggunaan media informasi yang cepat, akurat, murah, dan mudah disebarluaskan, baik cetak, elektronik, maupun online. Hal ini untuk memudahkan akses masyarakat terhadap informasi. Idealnya sebuah lembaga harus memiliki media yang dapat menjadi acuan utama bagi media massa dan publik untuk memperoleh informasi yang dapat dipercaya tentang lembaga tersebut.
Keempat, mengumpulkan informasi suatu kebijakan dari pembuat kebijakan, mengkoordinasikan dan memberikan masukan dan informasi tentang perkembangan opini publik terkait kebijakan yang diambil.
Seiring perkembangan reformasi dan publikasi informasi, peran kehumasan menjadi semakin strategis. Membangun kepercayaan publik melalui saluran komunikasi dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu dengan menunjukkan hasil kerja yang nyata dan mengembangkan strategi komunikasi yang efektif serta membentuk sikap dan perilaku orang-orang yang kita percayai.
Konsekuensinya, humas harus mampu mengenali identitasnya sebagai penghasil informasi dengan mengembangkan konten informasi yang proporsional kepada publik, khususnya terkait kinerja lembaganya. Pada dasarnya, Organisasi harus menjalankan fungsi publiknya secara produktif, efisien dan efektif. Organisasi secara keseluruhan. Publik akan menilai baik buruknya citra Organisasi secara keseluruhan, bukan sebagian. (**/SN)
Editor : Joko Piroso
Artikel Terkait
