SRAGEN, iNewsSragen,id – Dunia pendidikan kembali menghadirkan inovasi pelayanan publik berbasis digital. Kali ini datang dari SMP Negeri 2 Sambirejo (SAMRO) yang meluncurkan PeDokDig SAMRO singkatan dari Pengarsipan Dokumen Digital. Program ini merupakan solusi digital untuk mempermudah alumni mengakses dokumen penting seperti ijazah, tanpa harus datang langsung ke sekolah.
Inovasi ini digagas oleh Ayu Rahma, salah satu pendidik di sekolah tersebut, sebagai bentuk respon terhadap kendala klasik dalam pencarian dokumen arsip secara manual. Berbicara pada Kamis (24/07/2025), Ayu menuturkan bahwa inspirasi lahir dari pengalaman nyata para alumni.
“Seorang alumni harus datang langsung ke sekolah hanya karena kehilangan ijazah. Bahkan ada yang tinggal di luar pulau dan kesulitan memperoleh salinan karena prosedur manual yang menyulitkan,” ungkap Ayu.
PeDokDig SAMRO dibangun berbasis Google Drive, dengan sistem aman dan bersifat personal. Setiap siswa/alumni akan menerima tautan pribadi (link) yang hanya dapat diakses melalui email mereka masing-masing yang didaftarkan saat kelulusan.
Sistem ini memungkinkan alumni untuk:Mengakses dokumen kapan saja, di mana saja.
-Menjamin privasi karena akses bersifat personal.
-Mempercepat pencarian dan pemulihan data.
-Mengurangi beban administrasi dan ruang arsip TU.
-Melindungi dokumen dari kerusakan fisik akibat bencana.
Ayu Rahma menambahkan bahwa PeDokDig SAMRO tidak sekadar mempermudah teknis administrasi, tapi juga menjadi wujud pelayanan publik yang adaptif terhadap era digital (Society 4.0).
“Kami ingin alumni tidak lagi direpotkan oleh urusan dokumen. Ini bagian dari transformasi digital pelayanan sekolah,” tegasnya.
Langkah-langkah yang diterapkan antara lain:
-Proses pemindaian (scanning) dokumen ijazah secara digital.
-Pengelompokan dokumen dalam folder sistematis.
-Penautan link ke email pribadi siswa secara aman.
Inovasi ini sekaligus menjadi contoh best practice pengelolaan dokumen digital di tingkat pendidikan menengah, yang bisa direplikasi oleh sekolah lain di seluruh Indonesia.
Dengan PeDokDig SAMRO, SMPN 2 Sambirejo membuktikan diri sebagai pelopor pelayanan administrasi modern, menciptakan sekolah yang siap menyongsong era digital dengan pelayanan cepat, transparan, dan efisien.
Editor : Joko Piroso
Artikel Terkait
